FAQ

Chaque exposant a droit à un certain nombre de billets exposants gratuits, en fonction de la taille et du type de stand réservé. Ces billets sont destinés aux responsables et au personnel des stands et permettent d’accéder au hall d’exposition les 5 et 6 novembre à partir de 8 h.

Le nombre de billets exposants gratuits est le suivant :
- Stand standard 3 x 3 mètres : 1 billet gratuit
- Stand standard 5 x 3 mètres : 2 billets gratuits
- Stand standard 6 x 6 mètres : 3 billets gratuits
- Stand sur mesure jusqu'à 50 m² inclus : 3 billets gratuits
- Stand sur mesure de plus de 50 m² : 4 billets gratuits

Remarque : Les billets « Exposant » sont réservés exclusivement aux responsables de stand et au personnel de stand. Les responsables ne doivent avoir aucun intérêt commercial dans la bourse et, de plus, leur nom ne figurera pas dans le livret de l’événement.

Il est possible de réserver des billets supplémentaires pour les visiteurs occasionnels sur le site web de l'ECE 2026 : www.ece-rotterdam2026.eu

Chaque personne participant à l'événement doit être en possession de son propre billet d'entrée.

Aucun billet n’est nécessaire pour les personnes qui participent uniquement au montage ou au démontage d’un stand.

Stands sur mesure : l’accès au hall d’exposition est possible les 3 et 4 novembre, de 8 h à 20 h. Un créneau horaire pour les quais de chargement doit être réservé à l’avance. Les réservations de créneaux horaires débuteront le 24 septembre ; vous recevrez de plus amples informations.

Stands standard : veuillez noter que les stands standard ne disposent pas d’accès au hall d’exposition les 3 et 4 novembre. La livraison de petits matériaux est possible le 5 novembre entre 8 h et 10 h, sans billet.

Vous trouverez les caractéristiques techniques et un aperçu des éléments compris dans les différents types de stands sur la page « Exposants » du site Internet de l’ECE Rotterdam 2026.

Le guide de l’exposant, également disponible sur la page « Exposants », contient les principales informations pratiques, les règlements, les consignes relatives au montage et au démontage, les consignes de sécurité ainsi que les dates limites à respecter pour votre participation.

Vous pouvez commander des fournitures et des services supplémentaires via la boutique en ligne Expodoc. En fonction de vos besoins, vous pouvez commander notamment du mobilier, du matériel audiovisuel, des services de restauration, une connexion Internet et d'autres prestations liées au stand.

Les identifiants de connexion à Expodoc sont envoyés séparément à la personne de contact désignée pour votre stand.

Si vous n'avez pas reçu ces identifiants, veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable. S'ils ne s'y trouvent pas, contactez exhibitors@ece-rotterdam2026.eu afin que nous puissions vérifier ou vous les renvoyer.

Veuillez noter que la boutique en ligne ne peut être attribuée qu'à une seule personne de contact par exposant.

Le concept de stand ECE standard doit rester la base du stand. Toutefois, certaines adaptations, ajouts et améliorations peuvent être envisagés.

Une gamme de mobilier, d’équipements et de services peut être commandée via la boutique en ligne Expodoc. Si vous souhaitez remplacer ou retirer du mobilier standard ou tout autre élément inclus, veuillez nous contacter afin de vérifier les possibilités.

Veuillez noter que le retrait de mobilier ou d’autres éléments inclus dans votre forfait de stand ne donne lieu à aucune réduction ni à aucun avoir.

Si vous avez une demande spécifique qui n’est pas disponible dans la boutique en ligne, veuillez nous envoyer un croquis et une brève description. Nous vérifierons alors les possibilités pour vous.

Pour les stands standard ECE, les modifications ne peuvent être effectuées que par le constructeur de stands ECE désigné.

Si vous avez des exigences spécifiques, veuillez nous contacter afin que nous puissions discuter des possibilités avec le constructeur de stands.

Pour les stands sur mesure, veuillez vous reporter au Manuel de l'exposant pour connaître les exigences applicables et la procédure d'homologation. Les plans des stands devront éventuellement être soumis, accompagnés des dimensions et des élévations, pour homologation.

Vous pouvez indiquer vous-même l'emplacement souhaité pour l'écran en fournissant un simple dessin ou croquis. Les écrans et autres équipements audiovisuels peuvent être commandés via la boutique en ligne Expodoc.

Si vous avez besoin d'un emplacement ou d'une solution de fixation hors standard, veuillez l'indiquer sur votre dessin et fournir tous les détails pertinents. Nous examinerons alors les possibilités.

Les éléments graphiques standard fournis dépendent de la formule de stand que vous avez choisie. L'impression des visuels standard inclus dans votre formule est comprise dans le prix du stand.

D'autres options graphiques peuvent être commandées séparément via Expodoc.

La personne de contact désignée a reçu un e-mail séparé contenant les spécifications relatives aux visuels ainsi qu'un lien dédié pour les mettre en ligne.

Veuillez noter que les visuels ne peuvent pas être mis en ligne via la boutique en ligne Expodoc ni envoyés par e-mail. Veuillez utiliser le lien de mise en ligne dédié fourni dans les instructions relatives aux visuels.

Vérifiez d'abord si l'e-mail a été envoyé à un autre interlocuteur au sein de votre organisation et consultez votre dossier de courrier indésirable.

Si vous ne le trouvez pas, veuillez contacter exhibitors@ece-rotterdam2026.eu et nous vérifierons ou vous renverrons les informations.

L'invitation à télécharger les visuels est envoyée séparément des identifiants de connexion à la boutique en ligne Expodoc.

Oui. Si vous avez téléchargé votre maquette mais que vous n'êtes pas certain que tout ait été bien reçu ou que celle-ci réponde aux exigences de production, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe graphique se chargera de vérifier les fichiers.

Les stands standard sont équipés des alimentations électriques suivantes :
- 3 x 3 mètres : une alimentation électrique avec deux prises au total
- 5 x 3 mètres : deux alimentations électriques avec cinq prises au total
- 6 x 6 mètres : deux alimentations électriques avec cinq prises au total

Veuillez vérifier les caractéristiques techniques de votre stand pour connaître la configuration électrique exacte qui s'applique à celui-ci.

Si vous utilisez du matériel nécessitant une puissance électrique plus élevée, un supplément d'électricité pourrait être nécessaire.

Veuillez nous fournir une liste récapitulative du matériel que vous comptez utiliser, en précisant la puissance en watts ou en kW lorsque cela est possible. Cela est particulièrement important pour les équipements tels que les réfrigérateurs, les machines à café et autres équipements de restauration.

Nous examinerons vos besoins et vous indiquerons si un supplément d'électricité est nécessaire. Le cas échéant, la puissance supplémentaire requise pourra être commandée via la boutique en ligne Expodoc.

Veuillez nous informer à l'avance si vous prévoyez d'apporter du matériel électrique ne faisant pas partie de votre forfait de stand ou n'ayant pas été commandé via Expodoc.

Veuillez préciser le type de matériel et ses besoins en alimentation électrique afin que nous puissions vérifier si l'alimentation disponible est suffisante.

Oui. Les écrans disponibles dans la boutique en ligne sont équipés d'un port USB, ce qui permet de lire des présentations et des vidéos directement à partir d'une clé USB.

Oui. Un réseau Wi-Fi public est disponible dans le hall d'exposition.

Si vous devez télécharger ou envoyer des fichiers volumineux, ou si vous avez besoin d'une connexion Internet dédiée ou plus fiable pour votre stand, vous pouvez commander une connexion Internet privée via Expodoc.

Les équipements et services liés à l'alimentation, aux boissons et à la restauration peuvent être commandés via la boutique en ligne Expodoc.

Oui. Une sélection restreinte de produits de restauration restera disponible pour des commandes supplémentaires pendant le salon. Ces produits peuvent être commandés via la boutique en ligne d’Expodoc, dans la limite des stocks disponibles.

Veuillez noter que la sélection disponible pendant le salon peut être plus restreinte que celle proposée pour les commandes passées à l’avance.

Il est interdit d’apporter sa propre nourriture et ses propres boissons pour les distribuer aux visiteurs. Des exceptions sont prévues pour le personnel des stands et pour les échantillons, tels que les cadeaux promotionnels.

Les exceptions et dérogations à cette règle ne sont possibles qu’après consultation préalable et confirmation écrite de l’équipe organisatrice de l’ECE.

Veuillez nous contacter à l'avance si vous prévoyez d'apporter votre propre matériel de restauration.

Nous devrons vérifier ce matériel et, le cas échéant, ses dimensions, son emplacement et ses besoins en alimentation électrique.

La bière, les autres boissons, la verrerie et les services de restauration peuvent être commandés via la boutique en ligne d’Expodoc.

Si vous louez de la verrerie, veuillez noter que les verres utilisés doivent être rincés par le personnel de votre stand. Si vous venez à manquer de verres propres pendant le salon, vous pouvez en commander d’autres via Expodoc, sous réserve de disponibilité.

Si vous avez besoin de personnel de restauration pour servir des boissons ou vous aider à votre bar, vous pouvez également le commander via Expodoc.

Les robinets à bière et les fûts peuvent également être commandés via Expodoc. Pour toute exigence spécifique concernant l’aménagement de votre bar, veuillez les indiquer lors de votre commande ou contacter exhibitors@ece-rotterdam2026.eu.

Veuillez fournir un document Word ne dépassant pas une page A4 et contenant les informations suivantes :
- Nom de l'entreprise tel que vous souhaitez qu'il apparaisse
- Adresse
- Numéro de téléphone
- Adresse e-mail
- Site web
- Brève description de l'entreprise

Veuillez également fournir le logo de votre entreprise séparément, de préférence au format Illustrator ou dans un autre format vectoriel. Si cela n'est pas possible, un fichier JPG ou PNG en haute résolution est également accepté.

Le document Word et le logo de l'entreprise peuvent être envoyés par e-mail à l'adresse exhibitors@ece-rotterdam2026.eu.

Il n'est pas nécessaire de disposer d'un portail de téléchargement spécifique pour le livret « Exchange ».

Le livret numérique « Exchange Booklet » sera disponible à partir du 1er octobre 2026. Il contiendra les informations sur les entreprises et les profils des exposants participants.

De plus, une application ECE sera disponible ; elle contiendra les mêmes informations sur les exposants que le livret « Exchange Booklet », ainsi qu’un aperçu des visiteurs inscrits. Cette application permettra de consulter facilement les informations relatives aux exposants et aux visiteurs pendant l’événement.

Non. Les billets pour le dîner de gala ne sont pas inclus dans la formule de stand, sauf accord contraire expressément convenu avec l'organisation de l'ECE.

Les billets pour le dîner de gala peuvent être achetés séparément, dans la limite des places disponibles.

Le dîner de gala se tiendra à la Laurenskerk :

Grotekerkplein 27
Rotterdam

La Laurenskerk est située au cœur du centre-ville de Rotterdam.

Le trajet en transports en commun entre Rotterdam Ahoy et la Laurenskerk dure environ 30 minutes.

La Laurenskerk se trouve à environ 5 minutes à pied de la station de métro Blaak (ligne C) et de la gare. Le lieu est également facilement accessible depuis la station de métro Beurs (ligne D).

Si vous venez en voiture, les parkings suivants se trouvent tous deux à environ 5 minutes à pied de la Laurenskerk :
- Parking Markthal
- Parking WTC-Beursplein

Nous vous recommandons de prévoir un peu de temps supplémentaire pour vous garer, en particulier aux heures de pointe dans le centre-ville.

Le programme est le suivant :
- Accueil des invités : 19 h 30 – 20 h 00
- Dîner : 20 h 00 – 23 h 30
- Heure de fin prévue : 23 h 30

Le code vestimentaire est « festif et habillé ».

Élégant et festif : la tenue de soirée est la bienvenue, mais n’est pas obligatoire.

Des lettres d’invitation en vue de l’obtention d’un visa peuvent être délivrées aux représentants d’entreprises opérant dans le secteur des céréales et de l’alimentation animale et ayant un intérêt légitime à se rendre à l’ECE.

Veuillez noter que l’organisation de l’ECE se réserve le droit de demander des informations complémentaires sur l’entreprise avant de délivrer une lettre d’invitation.

Veuillez soumettre votre demande bien à l’avance et prévoir un délai suffisant pour l’examen et le traitement de votre demande.

Si vous avez besoin d'un visa pour participer à l'événement, vous pouvez demander une lettre d'invitation pour appuyer votre demande de visa.

Vous devez tout d'abord vous inscrire à l'événement en achetant un billet d'entrée sur le site d'inscription de l'ECE.

Chaque participant à l'événement doit s'inscrire individuellement et disposer de son propre billet d'entrée.

Une fois le billet acheté, vous recevrez automatiquement une facture servant de justificatif d'inscription.

Une fois le billet acheté, veuillez en informer l'organisation de l'ECE par e-mail et fournir les informations suivantes pour chaque personne ayant besoin d'une lettre d'invitation :
- Prénom
- Nom
- Sexe
- Fonction
- Date de naissance
- Numéro de passeport
- Date d'expiration du passeport
- Date d'arrivée
- Date de départ
- Adresse

Veuillez vous assurer que les informations personnelles sont saisies exactement telles qu’elles figurent sur le passeport de la personne concernée.

Une fois que l'organisation de l'ECE aura reçu et vérifié votre inscription à l'événement, l'achat de votre billet et les informations personnelles requises, la lettre d'invitation sera rédigée et vous sera envoyée par e-mail.

La lettre d'invitation pourra alors être jointe à votre dossier de demande de visa.

Veuillez noter qu'aucune lettre d'invitation ne peut être délivrée tant que l'inscription à l'événement n'est pas finalisée et que le billet d'entrée correspondant n'a pas été acheté.

Si la demande de visa est refusée et que la personne ne peut donc pas assister aux Journées de l’ European Commodities Exchange s 2026, le billet d’entrée pourra être annulé.

Dans ce cas, veuillez envoyer une copie de la lettre de refus de visa, votre billet d’entrée ainsi que les coordonnées bancaires sur lesquelles le remboursement doit être versé.

Veuillez noter que le traitement du remboursement peut prendre un certain temps.

Non. L'organisation de l'ECE n'organise ni ne facilite les rencontres avec les exposants ou d'autres entreprises.

Si vous souhaitez rencontrer des entreprises spécifiques pendant l'événement, il vous appartient de prendre directement rendez-vous avec elles.

L'événement se déroulant aux Pays-Bas, nous sommes légalement tenus d'appliquer une TVA (taxe sur la valeur ajoutée) de 21 % sur l'ensemble des services que nous fournissons.

Malheureusement, il n'est pas possible de recevoir une facture à l'avance.

Nous utilisons un système de paiement automatisé afin de simplifier le processus de paiement et de facturation.

Une fois votre paiement effectué, que ce soit via Wero ou par carte bancaire, le système générera et enverra automatiquement votre facture.

De cette manière, vous avez la garantie que toutes les informations nécessaires ont été saisies correctement et vous pouvez gérer vous-même votre ou vos réservations.

Nous ne pouvons faire aucune exception à cette procédure.

Tout d'abord, veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable ou de spam si vous n'avez pas reçu votre facture peu après avoir effectué votre paiement.

Si la facture ne se trouve pas non plus dans votre dossier de courrier indésirable ou de spam, il est possible que l'adresse e-mail fournie lors du processus de paiement soit erronée ou incomplète.

En tant qu'organisateur de l'événement, nous n'avons conclu aucun accord tarifaire particulier ni aucun accord sur les prix avec les hôtels. Les réservations d'hôtel ainsi que toutes les démarches concernant les tarifs, les disponibilités ou les conditions d'annulation relèvent donc de la responsabilité de chaque participant.

Rotterdam Ahoy est situé en périphérie du centre-ville, mais est facilement accessible en transports en commun.

L'hôtel le plus proche du site est l'Ibis Styles Rotterdam Ahoy, situé à quelques minutes à pied d'Ahoy.

Voici quelques suggestions d'hôtels :
- Ibis Styles Rotterdam Ahoy – 3 étoiles – à environ 0,2 km de l'Ahoy
- nhow Rotterdam – 4 étoiles – à environ 3,3 km
- Room Mate Bruno – 4 étoiles – à environ 3,4 km
- Mainport Hotel Rotterdam, Curio Collection by Hilton – 5 étoiles – à environ 4,1 km
- DoubleTree by Hilton Rotterdam Centre – 4 étoiles – à environ 4,1 km
- ibis Rotterdam City Centre – 3 étoiles – à environ 4,8 km
- Postillion Hotel WTC Rotterdam – 4 étoiles – à environ 5,1 km
- citizenM Rotterdam – 4 étoiles – à environ 5,2 km
- Bilderberg Parkhotel Rotterdam – 4 étoiles – environ 5,3 km

Vous trouverez d'autres options d'hébergement sur le site web de Rotterdam Ahoy et via des plateformes de réservation telles que Booking.com et Trivago.

Nous vous recommandons de réserver votre hôtel bien à l'avance, car une forte demande d'hébergement est attendue pendant l'European Commodities Exchange.

Une station de taxis est située sur le parvis du Rotterdam Ahoy, où vous trouverez des taxis agréés appartenant à des compagnies de taxi de Rotterdam. Lors des grands événements, des taxis attendent généralement à la station ; il n’est donc pas nécessaire de réserver à l’avance.

Si vous préférez réserver un taxi à l’avance, vous pouvez faire appel à la compagnie de taxi agréée de votre choix. Veillez à utiliser un taxi agréé portant le label de qualité Rotterdam Taxi (RTX).

Il existe également un point de prise en charge Uber à côté du parvis d’Ahoy. Veuillez vérifier le lieu de prise en charge indiqué lors de la réservation.

Pour les questions d'ordre général : info@ece-rotterdam2026.eu
Pour les questions financières : finance@ece-rotterdam2026.eu
Pour les questions concernant votre stand : exhibitors@ece-rotterdam2026.eu